DOI: https://doi.org/10.70254/controlvisible.2023.3.42

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La necesidad de la cultura y el aseguramiento de la calidad estadística: experiencia de la AGR

The need for culture and statistical quality assurance: experience of the AGR

Darlin Tatiana Páez Grueso*

 

Resumen

Este artículo describe el proceso mediante el cual la Auditoría General de la República (AGR), en cumplimiento de un mandato constitucional y con el objetivo de fortalecer sus capacidades, obtuvo la certificación de la calidad de la operación estadística a partir de la cual se verifica y evalúa la gestión de las contralorías territoriales. La AGR se sustentó en la Norma Técnica de la Calidad del Proceso Estadístico NTC PE 1000:2020, expedida por el DANE, líder del Sistema Estadístico Nacional (SEN); la primera norma mundial en establecer requisitos de calidad para la generación de estadísticas, así como en otros lineamientos y estándares estadísticos. Se detallan los retos que enfrentó la entidad en cada una de las fases de implementación. Con esta experiencia de integración del proceso estadístico a su Sistema de Gestión, la AGR hace un aporte metodológico que puede ser replicado por otros organismos de control fiscal, con el fin de generar cultura estadística e implementar medidas para asegurar la calidad estadística.

Palabras clave: cultura estadística, calidad estadística, toma de decisiones, control fiscal.

Abstract

This article outlines the process by which the Auditoría General de la República (AGR), in adherence to a constitutional mandate and with the aim of enhancing its capabilities, obtained certification of the quality of the statistical operation used to verify and evaluate the management of territorial comptrollers’ offices. The AGR relied on the Technical Standard for the Quality of the Statistical Process NTC PE 1000:2020, issued by DANE, the leader of the National Statistical System (SEN by its Spanish acronym). This standard is the first global benchmark establishing quality requirements for statistical generation, along with other guidelines and standards. The challenges faced by the entity in each phase of implementation are detailed. Drawing from this experience of integrating the statistical process into its Management System, the AGR presents a methodological contribution that can be replicated by other fiscal control agencies. This initiative aims to foster a statistical culture and implement measures to ensure statistical quality.

Keywords: Statistical culture, statistical quality, decision making, fiscal control.

Introducción

En la gestión pública es fundamental contar con información estadística para la toma de decisiones, para la definición de políticas públicas, planes de gobierno, planes estratégicos; herramientas que contribuyen a dimensionar y orientar las necesidades del Estado, entre otros usos alineados con el objeto misional de cada entidad. Sin embargo, hasta hace tan solo un quinquenio ha sido reconocida la importancia de esta práctica, dada la evolución de la gestión pública, la formalización del Sistema Estadístico Nacional (SEN)1 y el impulso generado con la normatividad que actúan como medio coactivo para la implementación de estándares estadísticos.

Este artículo busca demostrar que más allá de ser un requisito legal, la generación de una cultura estadística y la garantía de su calidad son necesidades fundamentales para la gestión pública. En este sentido, se analizará la experiencia de la Auditoría General de la República (AGR) en la producción de información estadística sobre la vigilancia del control fiscal.

La AGR emprendió el reto de certificar la gestión de las contralorías territoriales en búsqueda de su mejoramiento continuo y fortalecimiento de sus capacidades en cumplimiento del requerimiento normativo establecido en el artículo 272 de la Constitución Política de Colombia, modificado por el artículo 4 del Acto Legislativo 004 de 2019, por medio del cual se reforma el Régimen de Control Fiscal, y lo determinado en el artículo 30 del Decreto Ley 403 de 2020. En el avance de esta tarea constitucional, el rigor técnico se convirtió en la prioridad, por lo cual de manera voluntaria la entidad implementó un proceso estadístico en aplicación de requisitos de calidad estadística. De esta manera, la entidad formalizó su gestión de la información estadística ante el SEN, identificando y caracterizando su oferta estadística, implementando la Norma Técnica de la Calidad del Proceso Estadístico NTC PE 1000:2020 y sometiéndose a una evaluación de rigor técnico, en un tiempo récord, siendo la entidad pionera de los organismos de control fiscal en certificar una operación estadística.

Evolución de la producción de estadísticas en Colombia

A nivel mundial, los institutos nacionales de estadística son las entidades responsables de la planeación, regulación, producción y difusión de las estadísticas oficiales en cada país. En Colombia, dada la estructura del Estado colombiano, la entidad líder del sector estadísticas es el Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE), la cual ha producido estadísticas de varias temáticas en los últimos 70 años y emitido regulación estadística que permite la aplicación de principios de aseguramiento de la calidad estadística. Esta entidad cuenta con reconocimiento a nivel internacional por ser miembro del Grupo de Expertos de Calidad de Naciones Unidas, del Grupo de Diagnóstico sobre administración de los datos Data Stewardship de la Comisión Económica para América Latina y el Caribe (Cepal), así como la entidad que expidió la primera norma a nivel mundial que incorpora los requisitos de calidad para la generación de estadísticas.

Desde la primera década del siglo XXI, el DANE ha enmarcado sus esfuerzos en la formalización y estructuración del SEN. Sin embargo, tras convertirse Colombia en un miembro de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OECD), en respuesta a las recomendaciones emitidas por esta organización, con el Plan Nacional de Desarrollo reglamentado por la Ley 1753 de 2015 se establecieron las obligaciones asociadas al SEN, considerando la definición de un esquema de certificación de la calidad estadística.

El esquema de certificación de la calidad estadística comprende el conjunto de reglas, procedimientos y requisitos para que un organismo –en este caso el DANE– evalué la conformidad2 y manifieste con un certificado de confianza que un proceso estadístico cumple con la Norma Técnica de la Calidad del Proceso Estadístico NTC PE 1000:2020. Es importante mencionar que de acuerdo con la Ley Estadística existen dos requisitos para que una operación estadística sea oficial: hacer parte de la oferta estadística del país, es decir, incluida en el Sistema de Identificación y Caracterización de Oferta y Demanda Estadística del SEN (SICODE)3; así como aprobar la evaluación de la calidad estadística en el cual el criterio es la NTC PE 1000:2020, obteniendo una certificación que permite el uso del logo “Proceso Estadístico Certificado”.

La Norma Técnica de la Calidad del Proceso Estadístico NTC PE 1000 corresponde a un documento expedido por el DANE con el aval del Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (Icontec)4 que especifica 189 requisitos para que un proceso estadístico sea de calidad. La primera versión de esta norma fue publicada en el año 2017 y cuenta con una actualización en la vigencia 2020. Siendo esta, la primera norma a nivel mundial que establece requisitos sobre la generación de estadísticas, basada en un modelo de producción estadística que estandarizó el DANE en el documento “Lineamientos para el proceso estadístico en el Sistema Estadístico Nacional” a partir del Modelo Genérico del Proceso Estadístico (GSBPM por sus siglas en inglés), expedido por la Comisión Económica de las Naciones Unidas para Europa.

Para entender el actual modelo de producción estadística del SEN es necesario desagregar el concepto de “Proceso Estadístico”, como se ilustra en la Figura 1 en tanto ejecución de un conjunto de actividades que llevan a la producción de información estadística sobre un fenómeno de estudio. La aplicación de dichas actividades genera una operación estadística.

A partir de la implementación del modelo descrito previamente, entidades públicas y privadas, que ejercen funciones públicas, producen estadísticas para la toma de decisiones estratégicas. Para ser consideradas parte del Sistema Estadístico Nacional (SEN), deben disponer de una oferta estadística que abarque las necesidades de información y formar parte del inventario de operaciones estadísticas administrado por el DANE.

Estas entidades son las llamadas a atender las obligaciones, que en su momento fueron establecidas en el artículo 160 de la mencionada Ley y reglamentado mediante el Decreto 1743 de 2016, que fue modificado en el año 2019 por el artículo 155 de la Ley 1955 de 2019 y el Decreto 2404 de 2019 respectivamente, y que actualmente están definidas en la Ley 2335 por la cual se expiden disposiciones sobre las estadísticas oficiales en el país, sancionada el pasado 3 de octubre de 2023, en adelante Ley Estadística. Ver Figura 2.

De acuerdo con Piedad Urdinola Contreras, directora general del DANE, la iniciativa de formulación de una Ley Estadística surgió en el año 2021, a favor del desarrollo, el control social, el goce de derechos en Colombia, incorporando los altos estándares de calidad y un portafolio amplio de metodologías, siendo una novedad el uso de registros administrativos como fuentes de información. Es relevante mencionar que, para el DANE, los registros administrativos corresponden al conjunto de datos generado del cumplimiento de las funciones legales de una entidad.

Para garantizar la calidad de las operaciones estadísticas, la Ley Estadística incorpora el Marco de Aseguramiento de la Calidad del Sistema Estadístico Nacional de Colombia (MAC) para orientar el desarrollo y la implementación de los principios de aseguramiento de calidad en la producción estadística nacional, a través de las normas y estándares provistos por el DANE. De acuerdo con la Resolución DANE 2120 de 2022 que adopta el MAC, debe ser implementado por las entidades del SEN, en un plazo no mayor a 18 meses contados a partir del 28 de noviembre de 2022, fecha de entrada en vigencia de la mencionada resolución.

Adicionalmente, la gestión de la información estadística hace parte desde el año 2020 del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG) que corresponde al marco de referencia para dirigir, planear, ejecutar, hacer seguimiento, evaluar y controlar la gestión de las entidades y organismos públicos en Colombia, reglamentado por el Decreto 1083 de 2015, el cual busca generar resultados que atiendan los planes de desarrollo y resuelvan las necesidades y problemas de los ciudadanos, con integridad y calidad en el servicio. La versión actualizada del MIPG integra el Sistema de gestión de la Calidad y el Sistema de Desarrollo Administrativo en un único Sistema de Gestión y lo articula con el Sistema de Control Interno; se desagrega en siete dimensiones que actualmente agrupan 19 políticas de gestión y desempeño. Ver Figura 3.

Con el propósito de instaurar una cultura organizacional basada en la información, el control y la evaluación para facilitar la toma de decisiones y fomentar la mejora continua, la dimensión de Información y Comunicación agrupo tres políticas de gestión y desempeño. Entre ellas, destaca la denominada “Gestión de la Información Estadística”, que comprende la planificación, producción y difusión de información estadística. Además, se incluye el fortalecimiento de registros administrativos con potencial estadístico, conforme a los lineamientos establecidos por el DANE en su rol de coordinador del (SEN).

De acuerdo con lo anterior, Colombia cuenta con los estándares estadísticos robustos y basados en referentes internacionales, que permiten la generación y difusión de estadísticas de manera estandarizada y en garantía del rigor técnico que brinda confianza y de esta manera usarlas para la toma de decisiones. Sin embargo, vale la pena cuestionarnos si para producir estadísticas de calidad será suficiente contar con la regulación estadística y el marco legal que lo respalde.

La implementación de estándares o normas técnicas tiene tanto simpatizantes como opositores, pero independientemente de ello, su desconocimiento conlleva riesgos; aunque el desconocimiento no exime del cumplimiento, puede resultar en inconsistencias o incumplimientos de los requisitos que respaldan los atributos de calidad estadística. Un ejemplo de ello es la Coherencia, que según la NTC PE 1000:2020, “se refiere al grado en que están lógicamente conectados los conceptos utilizados, las metodologías aplicadas y los resultados producidos por la operación estadística”. Otro aspecto es la interpretabilidad que según la norma comprende la “Facilidad con la que el usuario puede entender, utilizar y analizar los datos, teniendo en cuenta el alcance de los mismos”. El estado de madurez de la calidad estadística de una entidad productora de información estadística afecta directamente al usuario, ya sea beneficiándolo o perjudicándolo.

Aseguramiento de la Calidad Estadística: Experiencia de AGR

La Auditoría General de la República (AGR) contribuye a la transparencia de la gestión pública y a la transformación del Sistema Nacional de Control Fiscal adoptando el Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), en procura de fortalecer su gestión y desempeño, motivo por el cual inició la implementación de la política de gestión y desempeño “Gestión de la Información Estadística”. Igualmente, desde el año 2020 desarrolla la operación estadística Índice de Desempeño Integral de las Contralorías Territoriales (AuditeCT), aprovechando el registro administrativo Rendición de la Cuenta de las Contralorías Territoriales, en el cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 272 de la Constitución Política, modificado por el artículo 4° del Acto Legislativo 004 de 2019, por medio del cual se reforma el Régimen de Control Fiscal, buscando el mejoramiento continuo y fortalecimiento de las capacidades de las contralorías territoriales en materia de control fiscal, y lo determinado en el artículo 30 del Decreto Ley 403 de 2020.

En diciembre de 2022, la AGR solicitó, deliberadamente, al Grupo Interno de Trabajo Planificación y Articulación Estadística del DANE la inclusión de la operación estadística AuditeCT en el inventario de oferta estadística del país y en el Programa Anual de Evaluación de la Calidad Estadística (PECE) para la vigencia 2023.

Esta solicitud implicaba someterse a la evaluación según los criterios establecidos por la NTC PE 1000:2020. Como respuesta, se generó un plan de trabajo exhaustivo para implementar la norma, siguiendo los lineamientos y guías emitidos por el DANE. Este proceso incluyó un análisis detallado de los 155 requisitos de la norma aplicables a la operación estadística, al ser esta una fuente secundaria, es decir, un registro administrativo.

La AGR inició la aplicación del modelo de producción estadística del SEN para el AuditeCT basado en las ocho fases descritas en la Figura 1, de acuerdo con los criterios y estructura temática definida por la AGR, integrando las herramientas de su sistema de gestión de la calidad. Esta implementación significó aplicar varias guías establecidas por el DANE y que brindan lineamientos para construir, entre otros, el plan general que comprende la propuesta técnico-económica, el documento metodológico que describe el diseño de la operación estadística, la ficha metodológica que resume las características de la operación estadística, los cuadros de salida que corresponden a los productos de difusión con una estructura que permite el uso de los datos y las series históricas, tipos documentales con los cuales se da cumplimiento a la norma.

Es de desatacar que integrar el proceso estadístico al Sistema de Gestión de la AGR fue fácil en la medida en que este ya contaba con una estructura robusta en términos del control documental (descripción, codificación, trazabilidad), la gestión de riesgos, auditoría interna (auditores de la Oficina de Control Interno participaron en el curso ofrecido por el DANE para adquirir el certificado como Auditor en la NTC PE 1000). Sin embargo, dada la particularidad del proceso, se requirió idear otras maneras de definición de roles y responsabilidades que en la cultura organizacional estaba enmarcada en cargos; el seguimiento y la medición se determinó a través de un cronograma que desagrega las actividades de las fases del proceso estadístico para poder evaluar el desempeño asociado a atributos como lo son la oportunidad y eficacia, determinando lecciones aprendidas como insumo para establecer acciones de mejora para la ejecución posterior del proceso.

Si bien los esfuerzos iniciados por la AGR desde la vigencia 2022 demuestran su compromiso con el aseguramiento de la calidad estadística, la aplicación de una metodología estadística robusta se dio desde el año 2020, fecha en la cual se diseñó la primera versión de la Metodología para la Certificación Anual de Gestión y las Evaluaciones Parciales Trimestrales de las Contralorías Territoriales, a través de la Resolución Orgánica de la AGR 012 de 14 de julio de ese año.

La gestión realizada en tiempo récord desde diciembre de 2022 hasta el mes de junio de 2023, fue parte de un proceso de aseguramiento de calidad estadística mediante normas técnicas y otros estándares estadísticos. Este proceso contribuyó al fortalecimiento del ejercicio técnico que se venía desarrollando desde la vigencia 2020, evidenciando el compromiso de la AGR en la promoción de una cultura estadística. Superar este desafío implicó abordar diversas situaciones, como las que se relacionan a continuación y se asocian a cada una de las fases del proceso estadístico implementado.

Fase Detección y análisis de necesidades

Fase de Diseño

Fase de Construcción

Fase de Acopio

Fase de Procesamiento

Fase de Análisis

Fase de Difusión

Fase de Evaluación

Como aspecto transversal, sin duda, el entrenamiento del personal involucrado en el proceso estadístico corresponde a la actividad más importante para dar continuidad a los esfuerzos realizados en la implementación de los requisitos de la calidad, así como para generar una cultura estadística.

La necesidad de generación de una cultura estadística: reflexiones finales

De acuerdo con el DANE, la Cultura Estadística “busca la comprensión y el reconocimiento del ciudadano no solo como fuente de información, sino también como usuario de la misma, apropiándola en la toma de decisiones”. Aplicando esta definición al caso práctico de la AGR, la apropiación de la información estadística se ve referenciada en la producción estadística con rigor técnico y aseguramiento de la calidad para satisfacer las necesidades de información estadística de los usuarios; así como usuario de los propios y otros productos estadísticos que permiten la toma de decisiones.

Considerando una de las dos condiciones para que una estadística obtenga el estatus oficial, la AGR se sometió a una evaluación durante los meses de junio, julio y agosto de 2023, recibiendo como decisión del Comité, el otorgamiento de la certificación, que no solo constituye una evidencia de la implementación de un estándar estadístico, sino también una prueba tangible de la necesidad de cultivar una cultura estadística.

De esta manera, obtenemos evidencia objetiva acerca de la necesidad de asegurar la calidad estadística, trascendiendo el mero cumplimiento de un requisito legal. Un sello o logo de calidad puede representar la presencia de una cultura estadística arraigada en una entidad; sin embargo, esta percepción podría no mantenerse en el caso de que no integremos en la gestión de la entidad la producción de información estadística.

La implementación del atributo de calidad estadística denominado “Relevancia”, que implica satisfacer las necesidades de información estadística, requiere generación de una cultura estadística. Esto implica tener plena conciencia de los requisitos legales que respaldan esta práctica y asegurar la adhesión a los estándares estadísticos emitidos por el DANE, los cuales se fundamentan en referentes internacionales.

Esta orientación se refleja en la medida en que no solo se tienen en cuenta los requisitos legales y los estándares internacionales que dan origen a una operación estadística. Más bien, se establece una conexión con diversos actores que demandan información estadística, como la ciudadanía, la academia, las entidades gubernamentales a nivel nacional y territorial, así como los usuarios internos, es decir, las áreas dentro de la entidad productora que usan la información estadística. Reconocer y atender las necesidades de estos diversos actores se convierte en una necesidad que se traduce en la generación de una cultura estadística.

Para el caso de la AGR, la implementación de la NTC PE 1000:2020 contribuyó, entre otros aspectos, a estandarizar el procedimiento “Gestión del proceso estadístico para el conocimiento especializado en la vigilancia de la gestión fiscal”, contando con el flujo de trabajo para el diseño, implementación y seguimiento de una operación estadística, junto con los formatos que facilitan la programación y ejecución de las actividades del proceso estadístico. Igualmente, permitió la articulación entre diferentes áreas de la entidad involucradas en la gestión estadística, optimizando los recursos utilizados. La presencia de una estructura bien definida tiene el potencial de reducir el tiempo y el presupuesto.

No obstante, el gran acierto que impacta en la cultura estadística, es que la AGR a través de la definición de la detección y análisis de necesidades de información estadística, identificó y caracterizó como usuarios del AuditeCT entre otros, a centros de investigación como fuente de estudios sobre la vigilancia en el control fiscal. También se incluye a la ciudadanía, confirmando que la información estadística sirve como insumo para el ejercicio de la participación ciudadana.

Este enfoque estratégico, basado en la definición precisa de la detección y análisis de necesidades de información estadística, refuerza el papel de la AGR en el ámbito de la gestión estadística y su impacto en diversos sectores de la sociedad.

Por último, este artículo constituye una invitación para que los organismos de control fiscal y demás entidades del SEN reconozcan la necesidad de generar cultura estadística e implementar medidas para asegurar la calidad estadística.

¡La información estadística constituye evidencia objetiva para la toma de decisiones, generar cultura estadística aporta a que esas decisiones estén respaldadas por la calidad estadística!

Referencias

Auditoría General de la República (AGR) (2023).

Metodología para la Certificación anual de Gestión y las Evaluaciones Parciales Trimestrales de las Contralorías Territoriales. Bogotá: Auditoría General de la República

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Normatividad

Constitución Política de Colombia, 7 de julio de 1991.

Decreto 1083 de 2015. Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública. 2 de julio de 2021. D.O. 51.723.

Decreto 1595 de 2015. Por el cual se dictan normas relativas al Subsistema Nacional de la Calidad y se modifica el capítulo 7 y la sección 1 del capítulo 8 del título 1 de la parte 2 del libro 2 del Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, Decreto 1074 de 2015, y se dictan otras disposiciones. 5 de agosto de 2015. D.O. 49.595.

Decreto Ley 403 de 2020. Por el cual se dictan normas para la correcta implementación del Acto Legislativo 04 de 2019 y el fortalecimiento del control fiscal. Art. 2. 16 de marzo de 2020. D.O. No. 51.258.

Ley 1753 de 2015. Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 Todos por un nuevo país, 9 de junio de 2015. D.O No. 49538.

Ley 1955 de 2019. Por el Cual se expide el Plan Nacional De Desarrollo 2018-2022 Pacto Por Colombia, Pacto Por La Equidad. 25 de mayo de 2019. D.O No. 50.964.

Ley 2335 de 2023. Por la cual se expiden disposiciones sobre las estadísticas oficiales en el país. 3 de octubre de 2023. D.O 52539.

Resolución No. 2120 de 2022. Por la cual se adopta el Marco de aseguramiento de la calidad estadística del Sistema Estadístico Nacional de Colombia. DANE, 28 de noviembre de 2022.


Notas

* https://orcid.org/0009-0002-2548-6724 Auditoría General de la República. Economista, Especialista en Aseguramiento y Control Interno, certificada como evaluadora líder de calidad estadística en la NTC PE 1000:2020, y como auditora de Sistemas Integrados de Gestión bajo las normas NTC ISO 9001, 14001, 45001 y 27001. darlintatianapaez@hotmail.com

1 De conformidad con la Ley 2335 de 2023, el Sistema Estadístico Nacional es “el conjunto articulado de componentes que garantizan la producción y difusión de las estadísticas oficiales a nivel nacional y territorial que requiere el país, de manera organizada y sistemática. Sus componentes son las entidades y organizaciones productoras de información estadística y responsables de registros administrativos, las personas y entes usuarias, los procesos e instrumentos técnicos para la coordinación, así como las políticas, principios, fuentes de información, infraestructura tecnológica y talento humano necesarios para su funcionamiento”.

2 Conformidad: “Cumplimiento de un requisito” (NTC ISO 9000:2015).

3 De conformidad con el artículo 13 de la Ley 2335 de 2023 una de las obligaciones de las entidades que integran el SEN es “Reportar de forma oportuna la creación, actualización y cualquier otra novedad en la producción y difusión de información estadística o registro administrativo, relacionada con los metadatos y variables de caracterización de la operación estadística de acuerdo con la regulación expedida por el DANE”.

4 Según lo establecido en el Decreto 1595 de 2015, la normalización técnica en Colombia será desarrollada por un Organismo Nacional de Normalización, actualmente el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (Icontec) ejerce las funciones de este organismo.

5 De conformidad con la NTC PE 1000:2020: “Las pruebas funcionales se llevan a cabo sobre el software aplicativo, como por ejemplo la verificación de reglas o código que deben aplicarse para lograr un resultado. (...) las pruebas no funcionales se realizan sobre el entorno del software aplicativo, como por ejemplo la verificación de la seguridad informática, probar la capacidad de concurrencia de usuarios, comprobar el ancho de banda, la recepción de archivos grandes en la transmisión, la capacidad de retransmisión, verificar la completitud de los paquetes transmitidos, la actualización y la instalación del software, las pruebas de carga, las pruebas de recuperación o vuelta atrás, entre otros”.